Weniger Bürokratie, mehr Zeit für Menschen

Pflegekräfte im Evangelischen Seniorenzentrum Willi Kupas in Wittenberge dokumentieren ihren Arbeitsalltag zunehmend per Spracheingabe übers Handy. Die Einrichtung ist das erste Haus der Lafim-Diakonie, die die KI-basierte Voize-App im Alltag einsetzt. Sie soll Pflegekräfte entlasten und mehr Zeit für die Bewohner ermöglichen.
Wer durch das Haus geht, sieht viele Mitarbeitende mit einem Smartphone um den Hals. Es ist das zentrale Werkzeug des Pilotprojekts, mit dem die Pflegedokumentation per Spracheingabe erstellt wird. Im Alltag entstehen zahlreiche Einträge – von Trinkmengen über Vitalwerte bis zu Beobachtungen im Gespräch. Bisher wurden viele dieser Informationen erst später am Computer nachgetragen.

Messbar: Spürbar weniger Bürokratie im Pflegealltag

Mit Voize läuft das anders. Pflegekräfte sprechen ihre Beobachtungen direkt während oder nach dem Bewohnerkontakt ins Smartphone. Die KI ordnet die Inhalte automatisch den passenden Dokumentationsfeldern zu. „Ich kann einen fünfminütigen Schachtelsatz da hineinsprechen und die KI sortiert alles automatisch“, sagt Standortleiter Michael Gans. Für die Mitarbeitenden bedeutet das vor allem mehr Präzision und weniger Nacharbeit.
Eine Studie der Berliner Charité zeigt, dass sich die Dokumentationszeit mit Voize im Durchschnitt halbiert. Auch in Wittenberge ist dieser Effekt spürbar. Rund 25 Minuten pro Mitarbeitenden und Schicht können eingespart werden – ein Wert, der im Pflegealltag spürbar entlastet. „Das Ziel ist ja, mehr Zeit für den Bewohner zu haben“, sagt Michael Gans.

Digitale Helfer und innovatives Umfeld

Die App bietet weitere Vorteile. Pflegekräfte sehen auf dem Smartphone jederzeit aktuelle Informationen zu den Bewohnern – Trinkmengen, Termine, Hinweise. Auch die Übergaben werden effizienter. Die KI filtert automatisch die wichtigsten Informationen heraus und erstellt eine kompakte Zusammenfassung. „Ich klicke auf Übergabe und die App zeigt mir alles, was wirklich relevant ist“, erklärt der Standortleiter einen weiteren Vorteil der App.
Dass das Evangelische Seniorenzentrum Willi-Kupas als Pilotstandort ausgewählt wurde, hat Gründe. Die Einrichtung gilt als innovativ, nicht zuletzt wegen ihres Ausbildungskonzepts mit eigener Ausbildungsstation. Viele Auszubildende arbeiten im Haus, immer zusätzlich zum Personalschlüssel.

Gute Ausbildung als Basis für digitale Schritte

„Dadurch, dass wir so viele Auszubildende haben, ist immer frischer Wind drin“, sagt Michael Gans. Die jungen Menschen bringen neue Perspektiven mit und erleben die Einrichtung als besonderen Lernort. „In vielen Einrichtungen müssen wir Schüler um Anleitung betteln. Hier ist es deutlich entspannter“, sagt die 19-jährige Pia Kuhrmann, die sich im dritten Lehrjahr ihrer Pflegeausbildung befindet.
Die Einführung der Voize-App wurde sorgfältig vorbereitet. Einzelne Mitarbeitende wurden zu „Coaches“ ausgebildet, die anschließend das gesamte Team schulten. Zusätzlich fanden weitere Schulungen mit den Voice-App-Entwicklern im Speisesaal statt.

Ein Pilotprojekt mit Kinderkrankheiten

Ganz ohne Hürden verlief der Start nicht. Die Schnittstelle zwischen Voize und der bisherigen Pflegesoftware funktionierte anfangs nicht zuverlässig und das Einloggen am Morgen dauert teilweise bis zu 15 Minuten. Funktionen wie Sturzprotokolle oder Wunddokumentation sind noch nicht vollständig integriert. Solche Rückmeldungen gehören zum Pilotprojekt und helfen, die App weiterzuentwickeln.
Auch die Mitarbeitenden müssen sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Nicht alle nutzen die App bisher konsequent. Die KI braucht rund zwei Wochen, um Dialekt und Sprechweise zuverlässig zu erkennen. „Die KI lernt jeden Nutzer kennen – irgendwann versteht sie mich besser als meine Frau“, sagt Michael Gans mit einem Augenzwinkern.

Wie KI die Pflege spürbar entlastet

Trotz der Startschwierigkeiten sehen viele im Haus darin großes Potenzial. Besonders der unmittelbare Bezug zum Bewohner wird als Vorteil wahrgenommen. „Wenn ich eine Situation direkt nach dem Gespräch dokumentiere, geht nichts verloren“, sagt Martin-Leo Leubert, externer Auszubildender. Emotionale oder persönliche Beobachtungen lassen sich so genauer festhalten.
Für die Lafim-Diakonie könnte das Projekt wegweisend sein. Wenn sich die App im Alltag bewährt, ist ein Einsatz in weiteren Einrichtungen denkbar. In Wittenberge wird weiter getestet – mit Smartphone, Stimme und der Frage, wie KI die Pflege nachhaltig entlasten kann.

Johanna Wehmeyer
Abteilung Unternehmenskommunikation