Betroffeneninformation nach Artikel 13 DSGVO
Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Video-Kommunikationsdienstes Zoom
Die Diakonie Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz (nachfolgend kurz „DWBO“ genannt) nutzt zur Video-Kommunikation das cloudbasierte Tool Zoom. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Haupt-Sitz in den USA hat.
Wichtig: Das DWBO hat den Kommunikationsdienstleister Connect4Video (nachfolgend kurz „C4V“ genannt) vertraglich zur Bereitstellung des Onlinedienstes verpflichtet.
C4V ist Wiederverkäufer des cloudbasierten Videokommunikationsdienstes Zoom. Für die Erbringung vertraglicher Leistungen, werden personenbezogene Daten der Teilnehmenden (sog. Metadaten) an Zoom übertragen, welche zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind.
Zwischen C4V und Zoom wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO und unter Einbeziehung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen.
Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch C4V und Zoom Video Communications entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter:
https://www.connect4video.com/index.php?option=com_content&view=article&id=10
https://zoom.us/de-de/terms.html
https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414846
Hinweis: Soweit Sie die Internetseiten von Connect4Video oder Zoom aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Diakonisches Werk Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz e.V.
Paulsenstraße 55/56
12163 Berlin
VERTRETEN DURCH
Andrea U. Asch
(Vorständin Diakonisches Werk Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz e.V.)
Telefon: +49 30 820 97 158
E-Mail: ligaberlin@dwbo.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Datenschutzbeauftragte
Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie für die Wahrnehmung Ihrer Rechte Zusammenhang stehenden Fragen richten Sie bitte an unsere Datenschutzbeauftragte:
Rebecca Wiemer
Datenschutz – Beratung & Service
rebecca.wiemer@datenschutz-beratung-service.de
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des DWBO verarbeitet werden, ist § 49 DSG-EKD die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Rahmen der Video-Kommunikation personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil dessen Durchführung sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Video-Kommunikationen.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Video-Kommunikation im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung zwischen dem DWBO und Ihnen bestehen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß § 6 Nr. 2 DSG-EKD bzw. § 13 (2) Nr. 1 DSG-EKD, sofern besondere Datenkategorien nach § 4 Nr. 2 DSG-EKD verarbeitet werden.
Die Teilnahme ist freiwillig. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Teilnahme erforderlich; die Nichtbereitstellung hätte zu Folge, dass Ihre Teilnahme an der Video-Kommunikation nicht möglich ist.
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie im Rahmen der Video-Kommunikation machen.
Wir nutzen Ihren Namen / Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen eine Einladungs-Link zur Teilnahme zuzusenden, im Rahmen der Umfrage erfassen wir von Ihnen folgende personenbezogenen Daten:
- Titel und/oder Details zur geplanten Video-Kommunikation
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Arbeitgeber / Organisation (falls zutreffend)
- Stellenbezeichnung (falls zutreffend)
Im Rahmen der technischen Abwicklung der Online-Veranstaltung werden technisch bedingt bestimmte Daten erfasst. Wenn Sie den Anmelde-Link zur Online-Veranstaltung aufrufen, erfassen unsere Web-Server in einer Log-Datei standardmäßig
- die IP-Adresse Ihres Rechners,
- Datum und Uhrzeit des Abrufs,
- etwaige Fehlermeldungen und
- ggf. das Betriebssystem Ihres Endgerätes sowie
Die Logfile-Daten werden von uns ausschließlich zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit unserer Dienste verwendet (z.B. Fehleranalyse, Gewährleistung der Systemsicherheit und Schutz vor Missbrauch) und nach 90 Tagen gelöscht. Wir verknüpfen Logfile-Daten nicht mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse oder anderen Daten zu Ihrer Person.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Veranstaltung die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Video-Kommunikation anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Umfang der Verarbeitung
Wenn wir „Video-Kommunikationen“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Anwendung angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Video-Kommunikation erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Welche Kategorien von Empfängern Ihrer Daten gibt es?
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese nicht zur Weitergabe bestimmt sind oder Sie in die Weitergabe eingewilligt haben.
Empfänger im Rahmen eines Auftragsverhältnis: Der Kommunikationsdienstleister Connect4Video (C4V), erhält personenbezogene Daten der Teilnehmenden, die zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind.
Zwischen dem DWBO und C4V wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 geschlossen.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Der Anbieter Zoom Video Communications, Inc., erhält notwendigerweise Kenntnis von sog. Metadaten, soweit diese im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind. Eine Verarbeitung findet somit auch in einem Drittland statt. Zwischen C4V und Zoom wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß § 30 DSG-EKD, unter Einbeziehung der EU-Standardvertragsklauseln, geschlossen. Als ergänzende Schutzmaßnahmen erfolgt die Bereitstellung des Dienstes durch Connect4Video auf Servern in der EU bzw. im EWR.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Betroffenenrechte
Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Bedingungen die Berichtigung oder die Löschung der Daten verlangen. Ihnen steht weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu.
Sie haben das Recht der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen.
Beschwerderecht
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte Datenschutzbeauftragte oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden:
Der Beauftragte für den Datenschutz der EKD (BfD EKD)
Lange Laube 20
30159 Hannover
Telefon: + 49 (0)511 768128-0
E-Mail: info@datenschutz.ekd.de
Nutzungsempfehlungen im Rahmen von Video-Kommunikation
Sehr geehrte Teilnehmerin / sehr geehrter Teilnehmer,
wir freuen uns über Ihre Teilnahme an unserem gemeinsamen Video-Kommunikation (nachfolgend nur kurz „Meeting“ genannt). Bitte beachten Sie die nachfolgenden Nutzungsempfehlungen, um eine möglichst datenschutzkonforme Video-Kommunikation für alle Teilnehmenden gewährleisten zu können.
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Überprüfen Sie zu Ihrem eigenen Schutz die Aktualität Ihres Betriebssystems, des Virenschutzprogramms und die Aktivierung Ihrer Firewall.
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Bitte halten Sie sich während des Meetings an einem ruhigen, nicht öffentlichen Ort auf, es sollte eine angemessene Privatsphäre und Vertraulichkeit sicherstellt werden. Wenn möglich, versuchen Sie Störungen zu vermeiden.
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Vergewissern Sie sich, dass ein „mithören“ des Meetings durch unberechtigte Dritte weitgehend ausgeschlossen werden kann (z.B. geschlossene Fenster).
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Die Anmeldung am Meeting, sowie die Aktivierung von Kamera- oder Mikrofonfunktionen muss durch Sie manuell erfolgen (Kamera- und Mikrofonnutzung ist optional). Bitte beachten Sie, dass die Grundeinstellung möglicherweise eine Bild- und Tonübertragung vorsehen kann. Möchten Sie keine Bildübertragung, müssen Sie vor dem Beitritt die Kameraeinstellungen ändern. Erfolgt keine Bildübertragung, erkennen Sie dies am durchgestrichenem Kamerasymbol in der Menüleiste.
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Schützen Sie ihre Privatsphäre, indem Sie ihre Kamera so positionieren, dass sich keine privaten Informationen im Sichtfeld ihrer Kamera befinden (Fotos o.ä.).
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Schützen Sie die Privatsphäre Dritter. Der Austausch personenbezogener Daten unbeteiligte Dritte ist untersagt. Ist es dennoch erforderlich, so sind die Daten der dritten Person zu pseudonymisieren (z.B. Frau A.Z. hat ……). Dies gilt gleichermaßen auch für die Chatfunktion. Namen von Personen, die öffentlich bekannt sind wie z.B. Funktionsträger, Personen aus Politik/Wissenschaft oder Film und Fernsehen müssen nicht pseudonymisiert genannt werden.
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Die Ablage personenbezogener Daten bzw. das Hochladen von Dokumenten mit Personenbezug ist in Zoom (auch im Chat) untersagt.
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Die Funktion des „Bildschirm-Teilens“ ist zulässig, sofern damit keine personenbezogenen Daten von unbeteiligten Dritten „offen gelegt“ werden.
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Die eigenständige Aufzeichnung und Speicherung der Video-Kommunikation (Bild und/oder Ton) ist unzulässig.
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Besteht der Bedarf, dass ein Meeting aufgezeichnet werden soll, so ist dies mit uns im Vorfeld abzustimmen. Vor Aufzeichnung des Meetings sind alle Teilnehmenden über die geplante Aufzeichnung zu informieren.
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Bei der Teilnahme im dienstlichen Rahmen: Bitte beachten Sie auch die in Ihrem Unternehmen zu Videokonferenzen / Online-Meetings geltenden internen Regelungen.